ホームページ制作を依頼する前に社内で決めておくべきこと

依頼前の準備が仕上がりを左右する理由

ホームページは、制作会社が一方的に作るものではありません。「誰に何を伝えて、どう行動してほしいか」は事業者側にしか分からない情報です。そこが曖昧なまま進むと、見た目は整っていても問い合わせにつながらないサイトになりがちです。

また、途中で「やっぱりこうしたい」が増えると、デザインや構成をやり直すことになり、期間も費用も膨らみます。最初に方向性を固めておくのは、結果的に費用を抑えることにもつながります。完璧に決める必要はありません。社内で一度話し合った跡があるだけで、打ち合わせの質は変わります。

社内で決めておきたい6つの項目

次の6点を、A4用紙1枚程度にまとめておくのがおすすめです。

• 目的：問い合わせを増やしたいのか、採用に使いたいのか、既存のお客様への情報提供が中心か。優先順位を一つに絞ります。
• 想定する読み手：地域・年代・立場・どんな困りごとで検索してくるのか。「加古川市内で〇〇を探している40代の方」程度まで具体化します。
• 掲載したい内容：サービス、料金、実績、スタッフ紹介、アクセス、よくある質問など、必要なページを書き出します。
• 予算の範囲：上限の金額と、初期費用と月額のどちらを抑えたいかを決めておきます。
• 公開したい時期：開店、イベント、繁忙期など、期日がある場合は必ず共有します。
• 社内の担当者：窓口となる人と、最終的に判断する人を決めます。

このうち特に重要なのが「目的」と「担当者」です。目的が複数あるとどれも中途半端になりやすく、担当が定まっていないと確認のたびに話が振り出しへ戻ります。

もっとも、この6項目を一度で完璧に決めきる必要はありません。打ち合わせを重ねる中で固まっていく部分もあります。大切なのは、社内で一度話し合って「今の時点での答え」を持っておくことです。白紙で臨むより、たたき台があるほうが議論は早く、内容も深くなります。

決めきれないときの考え方

「目的といわれても、どれも大事で選べない」という場合は、いま事業で一番困っていることから逆算してください。新規のお客様が減っているなら問い合わせ獲得、人手が足りないなら採用、電話で同じ質問を何度も受けているなら情報提供が中心になります。困りごとが起点になっていれば、掲載内容も自然と決まります。

掲載する内容が浮かばないときは、普段お客様から受ける質問を書き出す方法が有効です。「料金はいくらか」「どこまで対応してくれるか」「駐車場はあるか」——実際に聞かれることは、そのまま読み手が知りたいことです。

予算は、上限がはっきり決まっていなくても「これ以上は難しい」という感覚の額を伝えるだけで、提案の精度が上がります。金額を伝えると高い提案が来るのではと心配される方もいますが、範囲を共有したほうが現実的な選択肢を出してもらえます。あわせて、参考にしたいサイトを2〜3つ挙げておくと効果的です。「この雰囲気が好き」「この構成が分かりやすい」と具体的に伝えられれば、デザインの方向性が早く定まります。

打ち合わせに持っていくと話が早いもの

初回の打ち合わせに次のものを持参すると、話が具体的に進みます。

• 会社案内・パンフレット・チラシなど、既存の紙資料
• 現在のホームページやSNSアカウントの情報
• ロゴのデータ（あれば元データ）
• 手元にある写真（外観、店内、商品、スタッフなど）
• 参考にしたいサイトのURL

完璧に揃っていなくても構いません。あるものを持参して「これしかない」と伝えるだけで、足りない部分の進め方を一緒に決められます。写真がなければ撮影の相談ができますし、原稿を書く時間が取れない場合は、ヒアリングをもとに文章を作成する方法もあります。「準備が整ってから相談しよう」と待っているうちに時間だけが過ぎてしまうことも多いので、途中段階で一度相談してみるほうが前に進みます。

まとめ

依頼前の準備について、押さえておきたい点を振り返ります。

• 目的・想定する読み手・掲載内容・予算・公開時期・担当者の6項目を先に固める
• 目的は一つに絞る。窓口と判断する人を決めておくと確認が早い
• 決めきれないときは「いま事業で困っていること」から逆算する
• 資料や写真は完璧でなくてよい。あるものを持って相談する

この6項目をメモにまとめるだけでも、打ち合わせの内容は大きく変わります。まずは社内で30分ほど話す時間を取ってみてください。