加古川で事業承継や代替わりを機にホームページを見直すポイント

まず確認するのは契約の名義とアカウント

ホームページを見直す前に、先に確かめておきたいことがあります。誰の名義で契約され、どこで管理されているのかです。

長く運営している会社ほど、当時の担当者や前の代表が個人で契約したままになっている例があります。その状態で連絡が取れなくなると、更新も移転もできません。

• ドメインの名義：会社名義か、個人名義か。更新料はどこから引き落とされているか
• サーバーの契約先：会社名、契約者名、支払い方法
• 管理画面のアカウント：IDとパスワードを社内の誰が把握しているか
• 制作会社との契約：保守の有無、契約期間、連絡先
• その他のアカウント：Googleビジネスプロフィール、SNS、アクセス解析

特に見落とされやすいのがGoogleビジネスプロフィールです。前の代表の個人アカウントで管理されていると、店舗情報を直せなくなります。承継の時期に、会社で管理できる形へ移しておきます。

請求書や通帳の引き落とし履歴をたどると、契約先が分かることがあります。年に一度しか動かない支払いもあるため、1年分をさかのぼって確認してみてください。

会社情報とあいさつを書き換える

名義の整理ができたら、内容を見ていきます。代表が変わったのに、ホームページの表記が前のままという状態は避けたいところです。

• 会社概要の代表者名、役員の構成
• 代表あいさつの本文と署名、掲載している写真
• 登記の内容と合っているか（本店所在地、資本金など）
• 古い電話番号やFAX番号が残っていないか
• お問い合わせの宛先メールアドレスが、今も届く先になっているか

最後の項目は特に注意が必要です。前の担当者のアドレスにフォームの送信先が設定されたままだと、問い合わせが誰にも届いていないことがあります。承継のタイミングで、実際にフォームから送信して届くかを試しておいてください。

代表あいさつは、新しい代表の言葉に書き換えます。長い文章である必要はありません。これまで会社が続けてきたこと、これから大切にしたいことを、自分の言葉で書くほうが伝わります。

新しい体制を、変わらない部分とあわせて伝える

代替わりの案内では、新しさを打ち出したくなります。ただ、お客様や取引先が気にするのは「これまでと同じように頼めるのか」という点です。

変わることと変わらないことを、あわせて書くと安心してもらえます。

• 変わらないこと：社名、所在地、電話番号、対応内容、担当者
• 変わること：代表者、新しく始めるサービス、営業時間の変更など
• これまでの歩み：創業年、地域で続けてきた年数

創業からの年数は、承継を経ても引き継がれる財産です。「昭和○年創業」「加古川で○年」といった事実は、新しい代表になっても変わらない信頼の裏づけになります。沿革のページを作り、これまでの歩みと今回の承継を並べて書いておくと、会社の連続性が伝わります。

お知らせ欄で承継の案内を出す場合は、いつから新体制になるのか、連絡先に変更があるかを明記します。取引先が確認したときに必要な情報は、この2つです。

採用と取引先にも見られている

承継の前後は、社内外から会社の様子が見られる時期です。ホームページは、その状況を伝える場になります。

働いている方やこれから応募する方にとっては、会社が今後も続くのかが関心事です。新体制の方針、今後取り組んでいくこと、職場の様子。こうした情報が載っていると、不安が小さくなります。

取引先や金融機関も、会社名で検索することがあります。最終更新が数年前のままだと、動きが分かりません。承継の案内を出し、その後も月に一度程度の更新が続いていれば、事業が回っていることが伝わります。

この機会に、更新を自社でできる形にしておくのがおすすめです。都度依頼が必要な状態だと、代が替わっても更新が止まったままになります。

一度に作り直さず、順番を決めて進める

代が替わると、ホームページも一新したくなります。ただ、承継の時期は他にもやることが多く、全部を同時に進めると止まりがちです。順番を決めて、できるところから手をつけます。

• 1. 名義とアカウントの整理：これができていないと、後の作業が進まない
• 2. 誤った情報の修正：代表者名、連絡先、フォームの送信先
• 3. 承継のお知らせ：新体制の案内を出す
• 4. 代表あいさつと沿革：新しい言葉に書き換える
• 5. 全体の作り直し：必要なら、落ち着いてから検討する

1から3までは、数日でできる範囲です。まずここまで進めておけば、間違った情報が出たままになる状態は避けられます。

5については、今のホームページの状態を見てから判断します。スマホで見づらい、表示が遅い、更新できない。こうした問題があるなら作り直す価値がありますが、そうでなければ部分的な修正で十分な場合もあります。

作り直す場合は、今のホームページが検索で集めているアクセスを引き継ぐ配慮が必要です。URLの扱いを間違えると、これまでの積み重ねを失うことがあります。

まとめ

事業承継や代替わりを機にホームページを見直すポイントを振り返ります。

• 先にドメイン・サーバー・各種アカウントの名義と管理者を確認する
• 代表者名や連絡先を直し、問い合わせフォームが今も届くかを実際に試す
• 変わることと変わらないことを並べて書き、創業からの歩みも伝える
• 承継後も更新が続いていれば、社内外に事業の継続が伝わる
• 全部を一度にやらず、名義の整理と情報の修正から順に進める

まずは、自社のドメインが誰の名義になっているかを確認してみてください。ここが分からないままだと、他の作業に進めません。